Apresentação.doc é um conceito inédito no mercado de apresentações e criado pelo MINIMIZA. Neste artigo, você vai aprender como este conceito está ajudando profissionais a transformarem slides com muito texto em relatórios executivos que são duas vezes mais rápidos de ler.
Tudo o que você vai aprender neste artigo:
O que são relatórios executivos?
Os relatórios executivos são documentos que fornecem informações essenciais sobre o desempenho de uma organização, departamento ou projeto específico. Eles são projetados para fornecer uma visão geral clara e concisa dos principais indicadores de desempenho e resultados, permitindo que a diretoria tome decisões informadas e estratégicas.
Um bom relatório executivo deve ser capaz de transmitir informações complexas de forma clara e direta. Ele deve incluir uma análise precisa e objetiva dos dados, destacando os principais pontos e recomendando ações apropriadas. Além disso, um relatório executivo eficaz deve ser visualmente atraente e fácil de ler, para que a diretoria possa absorver as informações de maneira rápida e eficiente.
Como fazer relatórios executivos?
A formatação e estruturação adequadas são fundamentais para a criação de relatórios executivos eficazes. Aqui estão algumas diretrizes importantes que você deve seguir ao fazer seus relatórios:
1. Capa e sumário: Comece o seu relatório com uma capa que inclua um título que desperte a curiosidade do leitor. Use também um sumário conciso no início do relatório para fornecer uma visão geral dos principais pontos que serão abordados.
2. Divisão em seções: Organize o conteúdo do relatório em seções claras e bem definidas. Use títulos e subtítulos para facilitar a navegação e a compreensão do documento.
3. Recursos visuais: Use recursos visuais como gráficos, tabelas e imagens para ilustrar dados e informações importantes. Assegure-se de que esses elementos sejam fáceis de interpretar, escolhendo recursos visuais que contribuam para o entendimento do conteúdo.
4. Destaque informações relevantes: Use negrito, itálico ou cores para chamar a atenção da diretoria para os pontos-chaves do relatório.
5. Fechamento: No final do relatório, inclua uma seção de conclusões ou frase de impacto que resuma os principais pontos discutidos e forneça insights acionáveis para o leitor.
6. Contatos: Finalize o seu relatório disponibilizando seus contatos para que o leitor possa te encontrar e fazer comentários ou tirar dúvidas, caso seja necessário.
Ao seguir essas diretrizes de formatação e estruturação, você criará relatórios executivos que são visualmente atraentes e fáceis de ler, permitindo que a diretoria absorva as informações de maneira eficiente.
Simplifique sua escrita para uma leitura mais rápida
Além da formatação e dos elementos visuais, a simplicidade da escrita é fundamental para tornar os relatórios executivos mais rápidos de ler. Aqui estão algumas dicas para simplificar sua escrita:
1. Use linguagem clara e direta: Evite jargões e termos técnicos desnecessários. Use uma linguagem simples e direta para transmitir suas ideias de maneira clara e concisa.
2. Use frases curtas e parágrafos curtos: Divida suas ideias em frases e parágrafos curtos. Isso tornará o seu texto mais fácil de ler e permitirá que a diretoria absorva as informações mais rapidamente.
3. Evite repetições e redundâncias: Evite repetir informações e elimine palavras ou frases redundantes. Certifique-se de que cada palavra tenha um propósito no texto.
4. Seja objetivo e conciso: Evite divagações desnecessárias e use palavras e frases concisas para transmitir suas ideias de maneira eficiente.
5. Revise seu texto: Certifique-se de que o texto está fluindo de maneira natural para aprimorar a clareza. Erros ortográficos e gramaticais não são bem-vindos.
Ao simplificar sua escrita, você tornará seus relatórios executivos mais rápidos de ler e fáceis de entender. Isso permitirá que a diretoria absorva as informações de maneira eficiente e tome decisões com maior facilidade.
Recursos visuais para deixar seus relatórios impactantes
A escolha dos recursos visuais corretos é fundamental para criar relatórios executivos impactantes. Gráficos, tabelas e outros elementos visuais podem ajudar a transmitir informações complexas de maneira clara e concisa. Aqui estão algumas dicas de recursos visuais essencialmente úteis na apresentação de resultados em um relatório executivo:
1. Gráficos de barras: Esses gráficos são ideais para destacar diferenças significativas entre dois ou mais dados, mostrar comparações entre diferentes categorias ou períodos de tempo, por exemplo.
2. Gráficos de pizza: Utilize gráficos de pizza para mostrar a distribuição de dados em relação a um todo. Isso é útil para destacar a participação de diferentes elementos em um conjunto de dados.
3. Gráficos de linhas: Gráficos de linhas servem para mostrar a evolução de dados ao longo do tempo. Esses gráficos são eficazes para destacar tendências e padrões.
4. Tabelas: Use tabelas para apresentar dados detalhados de forma organizada. Certifique-se de que as tabelas sejam fáceis de ler, evitando o uso excessivo de linhas e colunas.
5. Infográficos: Considere a criação de infográficos para resumir informações complexas de forma visualmente atraente. Os infográficos são ideais para apresentar um conjunto de dados de maneira clara e concisa.
Ao escolher os recursos visuais adequados, lembre-se de que a simplicidade é essencial. Evite o excesso de informações e certifique-se de que os elementos visuais sejam fáceis de entender e interpretar.
Apresentação de resultados em relatórios executivos
A visualização de dados desempenha um papel crucial na criação de relatórios executivos eficazes. Gráficos, tabelas e outros elementos visuais podem ajudar a transmitir informações complexas de maneira clara e concisa. Aqui estão 3 dica para melhorar a visualização de dados em seus relatórios:
1. Escolha o tipo certo de gráfico: Escolha o tipo de gráfico mais adequado para representar seus dados. Considere fatores como o objetivo da visualização, o tipo de dados e a mensagem que você deseja transmitir.
2. Limite o número de elementos visuais: Evite sobrecarregar seu relatório com muitos gráficos e tabelas. Use apenas os elementos visuais necessários para transmitir suas principais conclusões e insights.
3. Destaque as informações mais importantes: Use cores, negrito ou outros recursos visuais para destacar as informações mais importantes. Isso ajudará a diretoria a identificar rapidamente os pontos-chaves do relatório.
Ao visualizar seus dados de maneira eficaz, você tornará seus relatórios executivos mais impactantes e fáceis de entender. Isso ajudará a diretoria a absorver as informações de maneira rápida e tomar decisões informadas.
Ferramentas para criar relatórios executivos profissionais
Existem várias ferramentas e software disponíveis para criar relatórios executivos profissionais. Aqui estão algumas das opções mais populares:
1. PowerPoint: O PowerPoint é uma ferramenta amplamente utilizada para criar apresentações e relatórios executivos. Ele oferece recursos de formatação e design bastante conhecidos, permitindo que você crie relatórios visualmente atraentes. PowerPoint é uma ferramenta universal, provavelmente seja o software de apresentações oficial da empresa que você trabalha.
2. Google Slides: O Google Slides é uma alternativa gratuita ao PowerPoint. Ele oferece recursos de formatação e design, além de permitir a colaboração em tempo real com outros membros da equipe. Se você tem um e-mail @gmail.com, você tem acesso ao Google Slides e pode usá-lo para criar seus relatórios. No caso das empresas, é necessário adquirir o G Suite.
3. Canva: O Canva tem a missão de garantir que qualquer pessoa possa criar um design. Ou seja, a facilidade no uso é o primeiro item da lista de vantagens. A variedade de formatos, modelos e elementos gráficos disponível na própria plataforma aumenta essa lista. Tome cuidado com a dependência de modelos prontos e templates que limitam a criatividade e originalidade do seu relatório.
Ao escolher uma ferramenta ou software para criar seus relatórios executivos, leve em consideração suas necessidades específicas e recursos desejados. Certifique-se de explorar as opções disponíveis e escolher a que melhor atenda às suas necessidades.
Exemplos de relatórios executivos
Para ajudá-lo a visualizar como um relatório eficaz se parece na prática, aqui estão alguns exemplos de relatórios executivos para você se inspirar:
1. Relatório executivo com gráficos
2. Relatório executivo com destaque nas informações importantes
3. Relatório executivo com fluxogramas
Ao observar esses exemplos, você terá uma ideia clara de como estruturar e formatar seus próprios relatórios executivos.
Modelos de relatórios executivos
Para facilitar ainda mais o processo de criação dos seus relatórios executivos, você pode usar modelos predefinidos. No nosso curso online apresentação.doc disponibilizamos mais de 60 slides de referência que você pode usar como inspiração e ajustar de acordo com os dados que vai entregar.
Para você que deseja aprender como este conceito inédito no mercado de apresentações está ajudando profissionais a criar relatórios executivos que prendem a atenção da diretoria, dedicamos uma parte deste artigo com tudo que você precisa saber sobre apresentação.doc.
O que é uma apresentação.doc?
Apresentação.doc é um conceito inédito criado no mercado de apresentações e foi criado pelo MINIMIZA | Apresentações Sem Firulas para que profissionais consigam transformar seus slides com muito texto em relatórios executivos que prendem a atenção da diretoria. Em 2024, obtivemos o registro da marca apresentação.doc, sendo, portanto, a única empresa de apresentações do Brasil a ensinar a fazer esse tipo de apresentação.
Diferença entre relatório comum e apresentação.doc
Um relatório pode ser feito em qualquer software de design e muitos acabam fazendo no PowerPoint. Não há nada de errado nisso, mas a maioria simplesmente copia o texto do documento e passa para um slide. Isso é um relatório comum…
Diferente de uma apresentação, em um relatório não há um orador. Portanto, o leitor deve compreender o conteúdo com muita facilidade, de maneira fluida e com o menor espaço possível para gerar dúvidas ou falsas interpretações. É por isso que em uma apresentação.doc o conteúdo é visual e organizado, pois não depende de um apresentador.
Além do texto, em uma apresentação.doc você também pode - e deve - usar recursos visuais para deixar seus slides mais interessantes como: gráficos, mapas, ícones, imagens, infográficos, por exemplo. Veja que, apenas com a diagramação e mantendo o mesmo texto, você já cria algo totalmente diferente e “gostosinho de ler”, como gostamos de falar aqui no MINIMIZA.
A melhor forma de enviar os slides por e-mail
Seu chefe pede pra você enviar a apresentação por e-mail? Se a sua resposta foi sim, toda vez que seu chefe te pede uma apresentação, o que ele quer dizer é que precisa de uma apresentação.doc (a diferença pode parecer sutil, mas não é).
Apresentação.doc é exatamente o que as empresas mais pedem no dia a dia, mas chamam de "apresentação" só porque os slides são feitos no PPT.
Apresentação.doc reúne o melhor dos dois mundos para transformas slides com muito conteúdo em relatórios executivos fáceis de entender e que prendem a atenção até da diretoria. Esse é o equilíbrio perfeito para você que precisa fazer slides com conteúdo denso ou técnico sem comprometer o aspecto visual dos seus slides.
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Chegou a sua hora de aprender a criar slides com muito texto que são “gostosinhos de ler” e transformar seus conteúdos técnicos ou complicados demais em relatórios impactantes e sem firulas.
Em 2022 desenvolvemos uma metodologia inédita no Brasil: como criar relatórios executivos no PowerPoint para que sejam autoexplicativos mesmo sem um apresentador.
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